挑选合适的运营商

往展会场馆运输展品不同于其他任何运输，因为数量、脆弱性和包装的大小，需要协调运输和到达时间来满足展会的最后期限，所有的运输和文书处理工作以及管理材料处理工艺都使这个过程更加复杂。正因为如此，对运营商提的第一个问题就是它的展品运输所占的销售额，我通常会避开那些展品运输销售额低于50%的，寻找一个专业做展会运输的公司。要求承运人有书面的程序来处理展品缺少、丢失、延迟以及损坏等问题。还要询问一下在紧急情况下的货运代理情况。

货运经理是展览团队的一个重要组成部分，也是应该谨防发生问题的一个生命线。展品运输经理、经纪人和调度员应该随时保持联系。就个人而言，我不会挑选那些不为副总裁以上的客户开设“随时联系”号码的公司。一旦你找到比较信任的公司，就要坚持使用它。你们之间的关系越长久越牢固，运输公司在发生问题时就会更加努力地去解决。

提供足够的信息

把展品种类、展板、产品、设备、赠品、资料等做成一个电子表格，其中也包括每种的数量、运输方式、如何被打包、尺寸和估重。给您的运营商提供一个清单，他们就可以提供准确的报价，并在运输上留出足够的空间。运营商还需要知道展会的全名，而不只是缩写，你的展位号、展会日期、你的布展和撤展时间，还有这些日期是否确定，如果你需要特殊的装备也要告诉他们，还要问问是否有码头用来装载、是否会有多个地点用来交付，从参展商服务手册中找到与运输相关的内容，告诉你的货运经理，这些内容通常包括材料处理信息、地图、验收时间以及运到现场的出货量。

确定目的地

展会经理在确定目的地时有两个选择，一种是直接到展会现场，一种是到预备仓库，在那里会有三十天的免费存储。运送到仓库后你可以根据实际情况来确定展会现场的出货量，这可以节省你的运输成本和存储费用。使用预备仓库的一个限制是它不接受垫包裹的货运，在运到预备仓库时也需要额外的人力、物力。这会增加你的运输成本，也会在处理过程中有更大的损坏风险，另一个问题是展品并不总是被储藏在仓库里，有时候是在拖车上。直接运到现场会避免这些风险，可能会便宜一些，但如果直接运到现场，那么到货时间可能就会不那么确定，这取决于货车的装载时间，封送处理的效率，以及码头的可用性。

当你临近的参展商展品都已经到达，你周围的空间已经用尽了，而且你临近的又无货运通道，你甚至会遇到延迟的情况。你也可以把货物分开，一些直接运输到展位，一些放在预备仓库，比如，标牌一般都会放在预备仓库，这样在布展之前就可以先把它挂起来。一些参展商会把他们的地毯、垫子和展品运到预备仓库，节省搭建时间，把产品和其他供应品直接运到展位上，因为直到搭建基本完成它们才会派上用场。

满足最后期限

确认你的货运团队知道你的运到预备仓库或者展位的最后期限，如果你的运营商错过了最后期限，卡车将被送到最后一行进行卸载，并且将会被罚款。货物到达展位的时间也会影响装载成本，如果没有及时到达来参与搭建，你就要为你的劳动力支付超时工资，因此在你的运输计划里要增加误差份额，因为有无数的因素都可以影响你的运输，比如说飞机或者卡车故障，事故、天气延迟、卡车司机家里有急事以及人为错误等等。和你的运营商讨论最坏的情况，在你的计划中尽量宽限出一天机动时间。

预计费用

通常来说，交通运输会在公司的整个贸易预算中占10%到13%的份额，但是交通也会直接影响其他的预算类别，比如说材料处理和安装费用。和你的运输商确定直接和间接费用的预算。比如，材料处理率会随货物类型和目的地的不同而有所差别，在同一个运输商那里运到预备仓库和展位的材料处理费是不同的，也可能产生特殊的处理费用，比如说打包以及地毯垫子等的运输，额外的时间和劳动力。也要把没有独立账单的其他处理费用计算在内。给货物贴上标签很多运输问题都是由货物标签不小心遗失造成的，确保你已经把旧标签撕去并且在每件货物上贴上了两个新标签，防止掉落。确定你标签上的目的地是正确的。

确定保险总额

许多菜鸟展览经理认为，如果他们的货物丢失，运输商可以承担责任。但在大多数情况下，你的运输商只会提供所谓的“释放价值”，也就是每磅货物的赔款费用大约在0.3-0.6美元之间。如果你需要在整个过程中都为你的货物全价进行保险，你就需要根据你公司的保险政策买一个全险。和公司的风险经理一起来决定你的全部货物的价值，在免赔额度里你愿意承担多大风险。最终，在每次运输中你都将承担一定的风险。甚至尽管你为你的每一个货物都进行了保价，但失去这个货物至少会造成你的压力和焦虑，如果它又是必须要展出的货物，那就会给公司造成严重损失。但是这些宝贵的经验教训可以帮助你的运输更加合理，也会给你吃一颗定心丸。