企业一旦决定要参加某个展览，就要开始积极筹备。参展的准备时间较长，工作内容也较多。因此，制定一个严密的参展计划对备展工作有序开展十分必要。

一、备展的原则
参展目标是安排备展工作的出发点。备展必须为实现参展目标服务。备展工作应首先考虑参展的营销、宣传等主要目的。一些企业在备展时首先想到的是展台设计、展品选择或者道具准备，这是不适当的。

备展安排要全面周到。备展工作繁杂，遗漏、疏忽某一事项、某一环节都可能会影响参展效果，甚至可能会导致负面影响。为使备展工作全面、有条理地进行，需要对备展工作进行全面、深入、细致的讨论，将所有工作和事项分门别类地列明。

根据轻重缓急安排备展工作。备展包括许多工作，但每项工作的重要程度和紧急程度是有所不同的，企业应根据参展目标明确哪些工作更重要、紧急一些，以便合理分配和使用人财物等资源，制定周密具体的备展工作计划。为此应根据实际情况将准备工作分为若干具体工作，每项工作再制定具体的细项工作内容和实施程序，明确每个细项工作的责任人和完成日期；在落实过程中，备展负责人（项目经理）要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整个备展工作有序进行。

二、费用预算
参展者应制定详细的参展费用预算。参展费用包括展位费、展台设计搭建费、展品运输费、差旅费（飞机票、火车票、长途汽车费、市内交通费、食宿费）、设备物品租赁费、广告宣传费、资料印制费、礼品制作费、会议室租赁费等。编制参展预算时，一般还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。制定出参展预算后，备展人员要严格执行预算，防止突破预算。

三、参展目标
企业主要有以下参展目标：树立、维护、改善和提高企业的形象，对参展地市场进行调研，开发新市场，寻找新代理商、批零商或合资伙伴，了解客户对新产品或服务的反应和意见，贸易成交等。

四、参展时间计划
备展工作周期比较长。一些专家认为，备展开始时间最好在展览会开幕前一年以上，至少在半年前。如果距展览会开幕不到半年，匆忙筹备，容易出现差错导致参展效果不佳，因此不如放弃参展；此外备展及参展人员要保持连续性，中途不要随意更换备展人员，备展人员最好就是参展人员。备展工作环节多，头绪复杂，即使有完整的记录可以用于工作交接，但是与有关人员建立的人际关系却是无法办理交接的，因此在备展中一般不要轻易换人。

五、报展
选择参加某会展后，与组展者取得联系，对方会传真或邮寄有关参展文件（也可以直接登陆主办单位网站，下载有关参展文件）。这些文件通常包括展览会介绍、参展申请表格、参展费用及相关服务、展馆展位图、参展商手册等。其中，参展商手册包括会展日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等内容。企业填好参展申请表格，寄到（或传真给）组展者处，经组展者确认后，再将全部或者部分展位费作为订金汇给组展者，企业的展位便得到确定。

六、展品的运输
组展者会在“参展细则”里提供展品运输负责人的姓名和收货地址，参展商可以按此将展品提前运到展览所在地。也可以委托运输代理，运输代理可提供门到门的运输服务。展品运输可分为国内展运输和国外展运输，国内展运输包括本地运输、短途运输和长途运输。长途参展有两种情况：异地参加一次性展览和巡回展。本地和短途参展运输比较简单，长途参展运输问题则比较多。

一般地，由于参展商参展次数有限，对整体流程的把握不是很到位，容易造成运输不能按时到达情况。随着高速公路的普及，公路运输显示出越来越强劲的良好势头，运输时间太大缩短，灵活性大大增强，但也有以下问题：一是路况的好坏与展品的损坏有直接关系；二是无法监控中途转车，展品丢失情况时有发生；三是意外情况发生的几率大大高于铁路运输。公路货运对包装的要求大大高于铁路。

巡回展由于要转战各地，能否按时保质地运到是最关键的，运费倒成为次要的问题了。一般为保险起见，都要通过不同的途径向同一地点发送两套展品。

七、参展人员及其礼仪
人是备展工作的第一要素，是参展能否成功的关键性因素。只有选择适当的备展人员和参展人员，才有可能把展览的各项工作做好，参展才有可能成功。与参展人员有关的工作包括确定人员组成和分工、参展人员的选择、培训和管理。参展人员的礼仪包括着装、语言态度和举止的专业性。