参加国外展览是营销计划的一环，由于展览的准备期很长，在决定参加某一展览之后，最好成立工作小组或指定专人负责规划。工作小组除负责与主办单位连络外，亦同时负责推动部分参展工作、控制进度及各单位间之协调配合。那参展前应该做些什么，以下一一列举：

1.摊位洽订
摊位洽订通常在展前9至10个月就必须向主办单位报名。有些2、3年一度的展览，甚至会在1年多前就开始报名。有意参展时必须尽早与主办单位联系，及早报名以争取较佳位置。
一般而言，主办单位会主动寄报名资料给上届参展厂商，但为了确保可以收到最新参展信息，建议主动与主办单位联系并随时注意展览官方网站。另外，许多著名的展览目前在中国均有代理或分公司，以方便我国业者接洽，建议随时与代理商或分公司联系，以确保获知展览最新消息。

主办单位通常会准备简单的报名表供参展厂商填写并申请摊位，其内容通常是公司基本资料、摊位租金以及所需的摊位尺寸等，有的主办单位会要求连同订金一起寄回。填妥报名表就是参展报名的第一步，与主办单位的互动也自此开始。

主办单位在收到所有报名厂商的申请表后，会进行摊位分配，分配完成后，会将结果通知参展厂商，并请报名厂商确认。如对分配到的摊位不满意可向主办单位争取更换，但越热门的展览，在主办单位摊位分配后，越不易更换摊位。

摊位确认后，主办单位会寄摊位合约书或发票(INVOICE)要求支付订金或头期款。要注意的事，在报名表之背面往往有许多主办单位规定之条款，填写报名表时应详细阅读。通常上面会有取消摊位之退款比例与期限，报名厂商需多加注意。

2.参展手册
约展前3个月左右，主办单位会寄来「参展手册」(SERVICEMANUAL或EXHIBITORS’MANUAL)。但因目前提倡无纸化作业，多数展之「参展手册」采在线下载，主办单位已不再寄纸本给参展厂商。这本手册极为重要，因为手册内详载展览所有规范，也详列参展厂商与主办单位双方权利义务，请务必详加研读。

参展手册的内容大致可分为展览会基本资料、展出规定以及各式服务之申请表格三大部分。参展厂商可依照个别需求来找寻所需要的表格或资料。

3.展品及宣传品准备
参展用之展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合，请务必注意装船日。展品的包装可以比照一般出口的规定办理，唯一不同的是要方便展后再包装。
展场常见的宣传品包括产品型录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。建议产品型录及CD最好不要全部任由参观者自由取阅，应分送给自认为满意的客户。单页之简单型录可以让参观买主自行取阅，较详细之型录及CD则赠予深具潜力之买主，必要时可以征得其同意后，邮寄至其办公室，以避免被丢弃。

4.展品运输
参展厂商必须注意展品的准备时间必须与展品运输船期相配合。亚洲展至少须于展前一个月装船，欧洲展则至少须在展前45天启运。宁可让展品早几天运到，多付几天仓租，也不要因为外在因素(例如罢工、台风等意外)，造成展品延误抵达。

如果展品要随身携带，则最好准备相关文件(如专利证明、原产地证明等)，以备通关时可能发生的各种情况。展品是参加展览最重要的一环，任何足以影响展品运送之情况务必排除，以保证如期展出。

5.摊位装潢规划
在收到主办单位确认的摊位平面图后，应该即刻进行摊位装潢规划。但在规划之前，首先要确认装潢预算的多寡。摊位装潢预算是决定装潢好坏最重要的因素之一。我国业者前往国外参展，最经济实惠之摊位布置方式当属租用装潢材料，委请装潢公司施工。以一般基本装潢为例，欧洲每平方公尺180-200美元可作组合式阳春装潢，在美国则以每平方英呎(9平方公尺等于100平方英呎)20-30美元为宜，在日本为每平方公尺约300美元，印度约100美元，东南亚则在200-250美元左右。如果要木作装潢，其造价大约是前述的2倍以上。

装潢规划的第一步就是平面设计，参展厂商要依据服务台接待区，产品展示区、形象区、交易洽谈区以及储藏室等功能，进行摊位的规划。规划摊位时应就参展的目的进行区域分配。如果参展的目的是在展示产品，则产品展示区与交易洽谈区的比例要较大，反之如果参展的目的是在形象塑造与宣传时，形象区的比例要比较大。目前我国厂商参加国外展览主要目的多为产品的展示、营销，因此产品展示区及交易洽谈区应为摊位装潢重点所在。
规划摊位除了上述原则外，在实务上应注意摊位中是否有梁柱，如果有的话其大小尺寸及所在位置均须查明。有些主办单位会规定面临走道的摊位须空出一段距离始得陈列产品，装潢亦必须向内缩一段距离才可搭建至某一高度。这些规定务必在摊位装潢规划前参考参展手册的相关规定事项，以避免触犯规定而滋生困扰。

6.旅行事务
参展牵涉商务旅行，确定参展之后，找个有经验的旅行社办理签证、安排机位及洽订旅馆等事宜，只要掌握时效、告知需求就可以，并无特别之处。只是参展厂商要特别注意，所有行程及住宿的安排最好尽早处理，因为一些国际大展，到了展览期间旅馆价格就会涨价且供不应求，如果已确定参展人员，建议最好提早预定机票及旅馆，以便提早保留。

7.买主手册登录
顾名思义，买主手册是方便参观买主查阅所有参展厂商资料的手册，内容有所有参展厂商的基本资料跟摊位位置，因此此项资料的登录非常重要。一般来说，主办单位有提供参展厂商免费基本资料的登录，但还是有些主办单位连最基本的名址登录也要向参展厂商收费。
有些买主手册除了参展厂商基本资料之外，还提供产品检索、商标检索登录、广告刊登以及新产品介绍的服务，但是均须收费，且价格大多不便宜。填表申请时应详细研读，避免填列无意义之文字，徒增费用。